Tytuł projektu

Cyfryzacja procesów sprzedaży w przedsiębiorstwie hotelowym celem zwiększenia odporności funkcjonowania operacyjnego na czynniki losowe, poprzez wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, rozszerzona o cyfryzację procesu sprzedaży online poprzez wdrożenie dedykowanych rozwiązań IT pozwalających na umożliwienie klientom zdalnego zapoznania się z zakresem i zamówieniem usług hotelu. w ramach Działania 6.2 Wsparcie MŚP w obszarze cyfryzacji – Bony na cyfryzację Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

Cele projektu

W związku z ograniczeniami związanymi z pandemią COVID19 przeprowadzono analizę wszystkich procesów w przedsiębiorstwie w celu usprawnienia i podniesienia jakości obsługi. W branży hotelowej, w trakcie kryzysu epidemicznego, zostały opracowane procedury zapewniające bezpieczną obsługę gości hotelowych. Podczas analizy zauważono konieczność wprowadzenia cyfryzacji do poszczególnych działań w celu zwiększenia bezpieczeństwa zarówno dla pracowników, jak i dla gości. Zdecydowano się zainwestować w rozwiązania IT, które mają wpływ na cyfryzację procesów sprzedażowych w przedsiębiorstwie i zdalną obsługę klienta.

Podjęte działania

Pierwszym działaniem inwestycyjnym było zakupienie jednostki serwera, która stanowi podstawę do wdrożenia systemów automatyzujących sprzedaż i obieg dokumentacji. Serwer w formie jednostki stacjonarnej został umieszczony w obiekcie hotelowym i podłączony do infrastruktury informatycznej. Następnie wdrożono oprogramowanie odpowiedzialne za elektroniczny obieg dokumentów w firmie, a nasi pracownicy zostali wyposażeni w laptopy umożliwiające pracę zdalną. Ostatnim etapem procesu cyfryzacji było wprowadzenie narzędzi online, które umożliwiały klientom zapoznanie się z obiektem i dokonywanie zdalnych rezerwacji usług hotelowych za pomocą „Wirtualnego układu sal” i „Wirtualnego spaceru”.

Efekty działań

Dzięki tym innowacyjnym rozwiązaniom udało nam się zlikwidować w znacznym stopniu papierowy obieg dokumentów oraz osobiste wizyty klientów przy zamawianiu usług i wizytowaniu hotelu. Zainteresowany klient może najpierw obejrzeć hotel wirtualnie, otrzymać przygotowany do indywidualnego zastosowania układ sal konferencyjnych i przejść przez proces sprzedażowy z przydzielonym koordynatorem. Naszym celem było wyeliminowanie sytuacji, w której kryzysy podobne do COVID 19 uniemożliwiałyby normalne funkcjonowanie firmy, poprzez zautomatyzowanie procesów działania i minimalizowanie kosztów finansowych związanych z takimi sytuacjami. Automatyzacja procesów wpłynęła również na obniżenie kosztów funkcjonowania i ewentualnych strat w przypadku wystąpienia podobnych wydarzeń w przeszłości. Przyniosło to rzeczywiste oszczędności, w tym znaczne zmniejszenie zużycia papieru, tuszu i tonerów w naszej firmie a także redukcję kosztów usług kurierskich związaną z przesyłaniem dokumentacji. Proces cyfryzacji miał również pozytywny wpływ na bezpieczeństwo naszych klientów oraz wizerunek firmy w oczach partnerów biznesowych i klientów, który postrzegają nas teraz jako odpowiedzialną, dbającą o komfort i bezpieczeństwo pobytu w naszym obiekcie, a także ekologiczną. Wprowadzone rozwiązania umożliwiły pracę osób niepełnosprawnych, a także zapoznanie się osób niepełnosprawnych z usługami oferowanymi przez hotel.

Dane finansowe

Wartość projektu: 268 114.48 złotych

Wkład funduszy Europejskich: 227 897.30 złotych

Sfinansowano w ramach reakcji Unii na pandemię COVID-19 REACT-EU